Tietosuojakäytännöt

 

Tietosuojakäytännöt Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry:ssä

Henkilötietoja käsittelevät nuorkauppakamarin luottamushenkilöt, joille niiden käyttö on tarpeellista toimen hoitamisen kannalta. Heidät on perehdytetty GDPR:n tuomiin muutoksiin ja henkilötietoja käsitteleville henkilöille on pidetty koulutus tietosuojaan liittyen, jonka jälkeen heidän on tullut suorittaa siihen liittyvä testi hyväksytysti.

Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry:llä on henkilörekisterejä seuraavissa järjestelmissä:

  • M-Files – Jäsenrekisteri, joka on Suomen nuorkauppakamarit ry:n hallinnoima. Suomen nuorkauppakamareiden jäsenyhdistyksenä Hämeenlinnan nuorkauppakamarin jäsenten tiedot on sinne tallennettu ja se toimii myös Hämeenlinnan nuorkauppakamarin jäsenrekisterinä
  • G-Suite – Googlen tarjoama sisäinen pilvipalvelu, jossa tapahtumailmoittautumisia, kamarilaisten aktiivisuuslista sekä dokumentaatiota, kuten pöytäkirjoja ja projektiraportteja.
  • Suomen Nuorkauppakamarin Office365 ympäristö, jossa salatussa hallituksen sisäisessä kansiossa on tapahtumailmoittautumisia sekä dokumentaatiota, kuten pöytäkirjoja ja projektiraportteja.
  • Netvisor – Kirjanpitolain mukainen. Järjestelmässä kaikki, joille on maksettu maksuja tai palkkioita
  • Lyyti-järjestelmä vuosikokous 2021 sekä muiden tapahtumien rekisteröintiin, järjestelmää käytetään osallistumisrekisteröintien tekoon.

Jäsenrekisteri

Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteriä ylläpidetään M-Files-tietojärjestelmässä, jossa on kaikkien Suomen nuorkauppakamareiden koejäsenten, jäsenten, kunniajäsenten sekä senaattoreiden tiedot.

Tämän palvelun tarjoajana toimii M-files ja sopimuksen palveluntarjoajan kanssa on solminut Suomen nuorkauppakamarit ry (myöhemmin SNKK). Koska Hämeenlinnan nuorkauppakamari on Suomen nuorkauppakamarit ry:n jäsenyhdistys, on meidän jäsenten tiedot tallennettu SNKK:n tarjoamaan jäsenrekisteriin.

Järjestelmässä kirjautuneille käyttäjille näkyviä julkisia tietoja ovat nimi, jäsenstatus (koejäsen/jäsen/kunniajäsen/senaattori), puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja yritys (työnantaja). Jokaisella henkilöllä on mahdollisuus milloin tahansa muuttaa tietojaan itsenäisesti sähköisessä järjestelmässä, ja mikäli kyseessä on tieto, johon henkilöllä ei itsellään ole oikeutta, voi muutoksen tehdä Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry:n sihteeri kirjallista pyyntöä vastaan.

Kun haet koejäseneksi ja sinut hyväksytään, tietosi tallennetaan jäsenrekisteriin Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry:n sihteerin toimesta.

Suomen nuorkauppakamarit ry:n keskusliitto voi myydä tai luovuttaa jäsenrekisterin tai sen osan kolmannelle osapuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten sallimissa puitteissa.

Tietojenluovuttamisen markkinointitarkoituksiin voi jokainen rekisteröity estää tekemällä siitä merkinnän jäsentietojärjestelmään.

Tapahtumiin osallistuminen

Tapahtumailmoittautumiset kerätään kamarin sisäiseen pilvipalveluun Google Formsin ja Lyytin kautta. Ilmoittautumisia säilytetään pilvipalvelussa tapahtuman päättymiseen saakka, kuitenkin niin, että osallistujat ovat hoitaneet kaikki heidän velvoitteensa, kuten mm. maksaneet osallistumismaksun. Tapahtumailmoittautumisia pääsevät käsittelemään kamarin hallituksen jäsenet, sekä kulloisenkin projektin vastuuhenkilöt.

Vuosikokous 2021 erityiskohdat

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste: Suostumus

Rekisteröidyt ja henkilötiedot: Vuosikokouksen osallistujat. Osallistujista tallennetaan kaikki ilmoittautumisajan tiedot, jotka hän on syöttänyt rekisteröitymisen yhteydessä (=katso rekisteröintikyselylomake).

Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot: Vuosikokouksen Internet-sivulla julkaistaan siihen suostumuksensa antaneiden osallistujien nimet, nuorkauppakamari ja jäsenstatus. Kaikkien osallistujien tietoja tallennetaan kokouksessa käytettäviin järjestelmiin, annetaan järjestäjätiimille ja Opintokeskus Sivikselle. Tietoja voidaan luovuttaa SNKK:n käyttöön. Lisäksi nimi- ja ruokavaliotiedot annetaan gaala -illallisen järjestävälle catering-palvelulle.

Tietojen poistamisen määräajat: Osallistujalistaa säilytetään seuraavan vuoden vuosikokouksen päättymisen jälkeen vaalikokouksen raportointia varten. Tiedot poistetaan viimeistään vuoden kuluttua vuosikokouksen päättymisen jälkeen. Laskutus- ja maksutiedot säilytetään viranomaisten ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja vaaditun määräajan puitteissa.

Rekisteröidyn oikeudet: Rekisteröidyllä on oikeus saada kopio omista tiedoistaan. Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa käsittelyn. Rekisteröidyllä on oikeus valittaa käsittelyyn liittyvistä asioista Tietosuojavaltuutetulle. Tietojen antaminen ei ole pakollista, mutta vuosikokoukseen osallistuminen edellyttää pakolliseksi merkittyjen tietojen antamista.

Lisäys vuosikokouksen kamarirekisteröintiin (14.3.2021): kamarirekisteröinnin ostaneet kamarit ovat velvoitettuja toimittamaan kamarin tiedot, jotka ajetaan Liveton alustalle. Yksittäisen osallistujan sähköpostiosoitteita ei käytetä muuhun tarkoitukseen, kun alustalle lisäämiseen. Tiedot poistetaan välittömästi kokouksen jälkeen.

Lisätietoa: Opintokeskus Sivis: SNKK on Opintokeskus Siviksen jäsenjärjestö. Opintokeskus Sivis toteuttaa, tutkii, kehittää, ohjaa ja tukee järjestöllistä koulutusta ja SNKK:n koulutustoiminta saa myös tätä tukea. Koulutuksiin osallistujista toimitetaan Sivikselle seuraavat tiedot: nimi, sukupuoli ja sähköpostiosoite (yli kuuden tunnin koulutuksista). Lisätietoa Siviksen toiminnasta ja tietojen käytöstä saat kansalliselta koulutuspäälliköltä tai osoitteesta www.ok-sivis.fi

Kamarilaisten aktiivisuus

Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry.  hallitus pitää jäsentensä aktiivisuudesta vuosittain omaa rekisteriä. Tämän rekisterin keräysperusteena on kamarin jäsenten, koejäsenten, seuralaisten, kunniajäsenten, senaattoreiden sekä kamarin Finland Foundation jäsenten mahdollinen palkitseminen vuosittain kamarin pikkujoulujen yhteydessä.

Tätä rekisteriä ylläpitävät kamarin hallitus ja siihen on pääsy ainoastaan kamarin hallituksen jäsenillä. Rekisteriä säilytetään 6 kk kyseisen toimintakauden päättymisen jälkeen, jonka jälkeen siinä olevat tiedot poistetaan.

Taloushallinto

Taloushallinnossa järjestelmänä käytetään Netvisoria. Siinä henkilötietojen käsittely perustuu mm. kirjanpitolakiin. Järjestelmässä käytetään vahvaa tunnistautumista ja järjestelmään on käyttäjäoikeudet vain niillä henkilöillä, kenen oikeasti tarvitsee päästä niihin käsiksi. Näitä tahoja ovat kirjanpitäjä, yhdistyksen puheenjohtaja ja yhdistyksen rahastonhoitaja.

Kamarin palkinnot

Palkituista henkilöistä ei pidetä omaa rekisteriä, vaan palkittujen henkilöiden tiedot tallennetaan Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry:n käyttämään taloushallinta-järjestelmä Netvisoriin toimintakertomuksen sekä tilinpäätöksen yhteydessä.

Tämän tiedoston käsittely

Tämä tiedosto on julkisesti nähtävissä jchml.fi sivustolla ja se on hyväksytty Hämeenlinnan Nuorkauppakamari ry:n hallituksen kokouksessa 9/2018. Tiedoston muuttamiseen ei tarvita hallituksen kokouksen päätöstä. Tiedostoa päivitettäessä tiedoston loppuun lisätään lokitieto, jossa kerrotaan kolme viimeisintä muutosta, muutoksen päivämäärä sekä muutoksen perustelut.

Tiedoston päivitykset / lokitiedosto

Lisätty nettisivuille 12.11.2018

Yhteystietojen päivitys, Office 365:n, Lyytin sekä vuosikokous 2021 erityiskohdan lisäys 3.5.2020

Vuosikokouksen kamarirekisteröinti lisätty 14.3.2021

 

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterin pitäjä:
Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry

Puheenjohtaja

pres(at)jchml.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Yhdistyksen sihteeri
secy(at)jchml.fi

Rekisterin nimi:

Tietosuojaseloste, Hämeenlinnan nuorkauppakamari ry

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Hämeenlinnan Nuorkauppakamari ry (myöhemmin kamari) pitää rekisteriä sen koejäsenistä, jäsenistä, senaattoreista ja kunniajäsenistä. Rekisterin tarkoituksena on jäsensuhteen ja muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen, tapahtumien tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen liittyvät asiat. Rekisteritietoja voidaan käyttää kamarin sisäiseen viestintään.

Rekisterin tietosisältö:

Jäsenrekisterissä ylläpidetään seuraavia tietoja:
– jäsenstatus (koejäsen/jäsen/kunniajäsen/senaattori)
– Nimi
– Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)

– syntymävuosi
– ammattinimike

– koulutustausta

Nämä tiedot ovat henkilön itsensä ilmoittamia ja henkilö voi muuttaa tietoja itse järjestelmän kautta.

Jäsenrekisterin lisäksi ylläpidetään hallituksen toimesta seuraavia rekistereitä:

– tapahtumien osallistujaluettelo

Tietolähteet:
Tietoja kerätään eri lähteistä, joita ovat:

– Asianomainen henkilö tai taho

– Kattojärjestön (Suomen nuorkauppakamari ry:n) jäsenrekisteri.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Mahdolliset tietojen luovutukset perustuvat suostumukseen tai velvoittaviin sopimuksiin. Tietojen luovuttaminen kolmannelle osapuolelle perustuu ainoastaan rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Kamarin toimesta tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mikäli tietojen luovuttaminen olisi edellä kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojenkäsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, noudatetaan tietojen siirrossa kulloinkin henkilötietolaissa asetettuja vaatimuksia.

Profilointi:
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisterin suojauksen periaatteet:
Paperisessa muodossa olevia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain tarpeellisilla tahoille. Näitä ovat Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja, hallituksen jäsenet, rahastonhoitaja, sihteeri sekä nimetyt toiminnantarkastajat.

Sähköisessä muodossa olevat tiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin ja salasanoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän vastuuhenkilöillä on pääsy henkilöstörekisterissä sijaitseviin henkilötietoihin kamarin erikseen myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja tietojen korjaus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot.

Rekisteröidyllä on osittain itse mahdollista muokata itseään koskevia tietoja jäsenrekisterijärjestelmässä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten tarpeettomien tai vanhentuneiden tietojen korjaamista tai poistamista ilmoittamalla asiasta kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tiedot voidaan poistaa rekisteröidyn kirjallisesta pyynnöstä jäsenrekisterijärjestelmästä.

Mikäli kyseessä on tieto, jota rekisteröity ei itse pysty muokkaamaan, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa nähtäväksi tai korjatuksi kamarille osoitetulla kirjallisella pyynnöllä.
Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja hän on velvoitettu ilmoittamaan mahdollisista muutoksista omissa tiedoissaan.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:

Henkilötietojen käsittelyoikeus on kamarin hallituksella, sekä kulloisenkin projektin nimetyllä projektitiimillä.

Henkilötietoja käytetään kamarin hallinnon järjestämiseen sekä projektien ja tapahtumien järjestelyihin liittyviin asioihin.